Coordonnateur du Service Accueil Paiements Inscription - Colombes H/F - Communes

Le coordonnateur du service API, assure une fonction d'appui et de coordination opérationnelle
auprès du chef de service API.
- Il contribue à l'organisation du service, au suivi des dossiers d'accueils et des référents administratifs et à la cohérence des pratiques professionnelles.
- En l'absence du chef de service, l'agent est amené à assurer le relais fonctionnel et l'encadrement de l'équipe, afin d'assurer la coordination et la cohésion, dans le respect des orientations du cadre fixé et priorités définies par le chef de service.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
GESTION DU SERVICE :
- Accueillir, et informer les familles, saisir, suivre et coordonner les dossiers familles scolaires et périscolaires
- Mettre en oeuvre une procédure en cohésion avec l'équipe, de rappel et d'alerte sur des dossiers dysfonctionnant ( QF non faits, NPAI, impayés... )
- Suivre les scolarisations spécifiques (gens du voyage, scolarisation à domicile, handicap, dispositif de DM3, scolarisation du privé, gratuité)
- Préparer les commissions (tableaux...) en lien avec les référents et suivre les arbitrages
- Suivre les éléments de facturation, pointages, réclamations
- Veiller et à la mise à jour du site Internet de la ville en lien avec le service communication
- participe aux encaissements et la gestion de la caisse
COORDINATION D'EQUIPE :
1. accompagner accompagnement de proximité pour l'équipe
- de la relation usager et leurs accueils (physique, téléphonique, GRU)
- de la gestion du logiciel Concerto et Portail famille
- de la démarche qualité des procédures
- de l'assistance aux familles, accueil physique, téléphonique, organisations et rédactions des mails
des boites mails.
2. animation de réunions favorisant la cohésion d'équipe, travail de groupes
3. mise en oeuvre de gestion projet pour l'accompagnement au changement
MISSIONS D'APPUI AU CHEF DE SERVICE :
- rédaction de notes, comptes rendu, rétro planning, formulaires
ACTIVITÉS SECONDAIRES
En l'absence du chef de service, le coordonnateur du service API est responsable hiérarchiquement de l'équipe API.
- gestion RH
- gestion global du service API
- paramétrages Concerto et Espace citoyen de l'ensemble des activités de la ville,
- management de l'équipe en cas d'absence du chef de service

Connaissances techniques :
Saisies de Concerto, éditions de listes et d'éléments statistiques, mailings
Paramétrages de 1er niveau de Concerto et du portail famille
Management d'une équipe de 12 personnes en l'absence du chef de service
Autres connaissance : (savoirs faire, savoirs être)
Savoir être :
- excellent relationnel dans l'accueil usager et dans la relation avec l'équipe
Fonctions d'encadrement : Non ( sauf en l'absence du chef de service )
Horaires de travail : Samedi matin possibles
Poste télétravaillable : Non
Astreintes : Non
Mandataire de la régie pour encaissements
Autres particularités : tenue correcte liées aux missions d'accueil de service public

Titulaire de catégorie B, filière administrative, ou contractuel, niveau Bac +2 en administration, management, relation usager.
Anglais souhaité.
Expérience confirmée en management, gestion de projet et relation usager.
Connaissances solides en saisie et paramétrage du logiciel Concerto, Portail famille.

• Anglais
• Accueil de la clientèle
• API
• Conduite de projet
• Contrôle qualité
• Facturation
• Encaissement
• Management d'équipe
• Gestion de caisse