Assistante de Direction - Education - Colombes H/F - Communes

Rattaché à la direction de l'Education, les missions sont ;
- Organiser le secrétariat de la Direction
- Assister le directeur
- Gérer les locaux scolaires mis à disposition
- Gestion des logements mis à disposition du personnel de l'Education nationale
- Etre l'interface entre la Direction de l'Enfance-Education et les élus, les autres directions, les services de la Direction, les institutions extérieures (Education nationale, associations de parents d'élèves,...)

A) Tenue et suivi des dossiers de la Direction
- Gestion de l'agenda
- Suivi téléphonique
- Gestion du courrier en arrivée et des courriers établis par la Direction (logiciel Maarch)
- Relations avec les services et les directions
- Rappel des informations importantes
- Transmission des messages (in et out)
- Gestion du dossier des grèves et SMA
- Gestion des demandes de réservation des locaux scolaires (directeurs d'école, Parents d'élèves, associations, partis politiques, autres...)

B) Gestion des locaux scolaires (réservation, courriers)
- Interface avec les services (Techniques, EBS, Sports, Démocratie de proximité, Vie Associative, Service Foncier, Cabinet du Maire, Direction des Sports)

Activités secondaires :
- Saisie des délibérations/décisions
- Traitement des demandes de B2 et de FIJAIS
- Suivi des logements des enseignants
- Mise à jour de l'organigramme de la Direction
- Mise à jour des fiches de poste des Responsables de service/Chargés de mission
- Envoi des SMS lors des grèves, communication site ville, services et directeurs d'écoles
- Saisie des évaluations sur civilnetrh
- Organisation de la réunion de rentrée avec les Directeurs d'école (repas, stands, power point)
- Organisation de la réunion de rentrée avec les associations de parents d'élèves (power point)
- Gestion des demandes de petits travaux du centre administratif sur i-atal
- Bilan d'activité de la Direction
- Gestion du dossier des départs en retraite des directeurs/enseignants
- Gestion de la réservation de la salle de réunion de la Direction
- Gestion des demandes de recrutement sur le logiciel beetween
- Transmission des courriers sur i-parapheur
- Organisation des visites des restaurations scolaires pour les associations de parents d'élèves
- Mise à jour des listes des écoles, circonscriptions, lycées/collèges
- Recensement des besoins en gros travaux pour les locaux de la Direction
- Signalétique des bureaux de la direction
- Gestion de l'interphone

- Maîtrise de l'informatique, des logiciels, word, excel, internet, intranet, Webcourrier, Airsdelib, Zimbra, SFR, power-point, canva
- Maîtrise de la langue française
- Fonctionnement des Directions et services de la collectivité
- Fonctionnement des services des partenaires (Education nationale, associations...)
- Organisation et gestion du temps
- Esprit d'initiative, discrétion, organisation et rigueur, diplomatie et fermeté,
- Relation de confiance

• Gestion de l'emploi du temps
• Excel
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Français
• Canva