Assistante Direction Générale - Colombes H/F - Communes

Rattaché à la Direction Générale des Services, les missions sont :
- Assiste le Directeur Général Adjoint Ressources et le Directeur Général Adjoint Population afin d'optimiser la gestion de leur activité.
- Apporte une aide permanente au DGA Ressources et DGA Population en termes d'organisation personnelle, de gestion de dossiers et de communication.

Activités principales :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des personnes se présentant ou contactant la direction générale des services
- Organise les réunions, les rendez-vous, gère l'agenda
- Commande les fournitures pour la Direction générale
- Enregistre et suit les notes internes et les courriers sur Webcourrier
- Rédige des notes, des courriers et des comptes rendus de réunions
- Assure le suivi de dossiers spécifiques (astreintes, réunions de Majorité, formation des directeurs, gestion des congés...).
- Gestion de la régie de la Direction générale
- Organise le classement et en assure le suivi

Activités secondaires :
- Assure l'intérim du secrétariat de la direction générale durant les congés de l'assistante
- Suivi des courriers de l'ensemble du pôle
- Recherche et diffusion d'informations
- Participe à la mise en place de procédures

Connaissances techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, fonctions avancées)
- Connaissance des logiciels : Zimbra, Webcourrier, Airs Délib

Autres connaissances :
- Rigueur et organisation
- Discrétion et réserve
- Sens de l'initiative et de l'accueil du public
- Goût pour le travail en équipe
- Polyvalente, esprit d'initiative
- Disponible
- Autonome
- Qualités rédactionnelles et relationnelles

• Gestion de l'emploi du temps
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Zimbra