Assistant de Direction H/F - Prodvocation

1. Mission principale L'Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel du dirigeant ou d'une équipe de direction. Elle contribue à l'optimisation de la gestion des activités et garantit un fonctionnement fluide et efficace de la direction.2. Responsabilités et activités principalesGestion administrative et organisationnelle : - Assurer la gestion des agendas et organiser les rendez-vous et déplacements professionnels - Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels entrants et sortants - Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels (rapports, comptes rendus, présentations, etc.) - Assurer la gestion documentaire et le classement des dossiers physiques et numériques - Rédiger les plannings des alternantsCoordination et communication interne/externe : - Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, institutions...) - Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus - Assister à certaines réunions et représenter la direction en cas de besoin - Suivre les actions décidées et en assurer le reportingSupport en gestion de projet : - Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques - Collecter, analyser et synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision - Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bordSupervision des locaux : - Veiller à la bonne tenue des bureaux et à leur entretien - Superviser les services de nettoyage et l'organisation des espaces de travail3. Compétences et qualités requisesCompétences techniques : - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook...) - Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire - Compétences en rédaction et en synthèse - Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères (atout)Savoir-être : - Sens de la discrétion et de la confidentialité - Rigueur, organisation et gestion des priorités - Esprit d'initiative et autonomie - Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles - Capacité d'adaptation et réactivité - Sens du service et de la diplomatie - Savoir anticiper les besoins du dirigeant4. Formation et expérience - Diplôme requis : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent - Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire

Experience: 2 An(s)Qualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Arts du spectacle vivantListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Conduite de projet
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Pack Office
• Classement des dossiers
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Réactivité
• Capacité d’adaptation